Chào các bạn, có bao giờ bạn cần phải đồng bộ dữ liệu từ một máy tính
này với một máy tính khác, cách thông thường là chúng ta sẽ sử dụng 1
USB để copy dữ liệu qua lại. Hôm nay BHXHCSDT sẽ hướng dẫn các bạn cách
sử dụng Dropbox – Chiếc hộp thần kỳ – Một dịch vụ sao lưu lưu trữ dữ
liệu trực tuyến miễn phí đa chức năng!

[You must be registered and logged in to see this link.]Các
bạn nên áp dụng câu nói “Học đi đôi với hành“. Hãy vừa đọc vừa làm theo
các bước hướng dẫn trong bài viết này. KHÔNG NÊN đọc xong rồi mới làm,
do bài viết khá dài nên bạn sẽ cảm thấy rất khó hiểu khi đọc mà không
thực hành!
Hướng dẫn sử dụng Dropbox
Phần 1
Để sử dụng được
Dropbox thì trước tiên các bạn cần phải có một tài khoản của họ! Các bạn
hãy làm theo các bước hướng dẫn dưới đây để đăng kí miễn phí tài khoản
trên Dropbox:
Các bạn hãy click vào đây để mở trang đăng kí:
[You must be registered and logged in to see this link.]
Điền đầy đủ thông tin của các bạn vào khung đăng kí theo hướng dẫn dưới đây:
First name Điền tên của các bạn vào đây
Last name Điền họ của các bạn vào đây
Email Điền địa chỉ e-mail của các bạn vào đây
Password Điền mật khẩu mà các bạn muốn vào đây
Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Create account để gửi đăng kí.
OK!
Như vậy là các bạn đã tạo thành công cho mình một tài khoản trên
Dropbox, công việc tiếp theo của các bạn đó chính là cài đặt Dropbox vào
máy tính của mình.
Sau khi gửi đăng kí thành công, Dropbox sẽ chuyển các bạn đến [You must be registered and logged in to see this link.] để tải về.
Tại
đây, các bạn hãy click vào nút Free Download để thực hiện quá trình tải
Dropbox về (nếu các bạn sử dụng OS Linux hoặc Mac hoặc iPhone, các bạn
hãy lựa chọn đường dẫn tải về tương ứng ở phía dưới nút Free Download!)
Sau khi tải về xong, các bạn hãy mở tập tin mà mình vừa tải về để thực hiện quá trình cài đặt Dropbox vào PC
Trong quá trình cài đặt, Dropbox sẽ yêu cầu các bạn khai báo
thông
tin về tài khoản Dropbox của mình. Các bạn hãy lựa chọn Yes, I already
have a Dropbox account rồi sau đó click Next để tiếp tục
Tại giao diện vừa mở, các bạn hãy điền các thông tin đăng nhập vào tài khoản Dropbox của các bạn vào khung Log in to Dropbox
Lưu
ý: Tại ô Computer Name, các bạn hãy điền tên mà các bạn muốn đặt cho PC
của mình – Tên này sẽ được sử dụng cho Dropbox chứ không hề liên
quan/ảnh hưởng tới tên của PC mà các bạn đã đặt cho hệ điều hành trước
đó!
Click Next để tiếp tục
Trong hình minh họa dưới đây, chúng ta sẽ khai báo với Dropbox các thông tin như sau:
Tên đăng nhập (chính là địa chỉ e-mail đã dùng để đăng kí trước đó.
Mật khẩu: các kí tự mà bạn đã dùng để đăng kí trước đó
Computer Name: bạn đã đăng kí trước đó
Tiếp
theo, Dropbox sẽ đưa ra cho các bạn 3 gói dịch vụ của họ để các bạn lựa
chọn bao gồm: Gói Free – có dung lượng lưu trữ tối đa là 2 GB, Gói
$9.99 per month – có dung lượng lưu trữ tối đa là 50 GB, Gói $19.99 per
month – có dung lượng lưu trữ tối đa là 100 GB.
Các bạn hãy lựa chọn 1 trong 3 gói dịch vụ đó để đăng kí sử dụng.
Tại bài viết hướng dẫn này, chúng ta sẽ lựa chọn gói Free!
Sau khi lựa chọn xong, các bạn hãy click Next để tiếp tục.
Một
cửa sổ giới thiệu về Dropbox được hiện lên, các bạn hãy click vào Next
để chuyển sang các phần trong bài giới thiệu đó hoặc, nếu các bạn muốn
bỏ qua cửa sổ hướng dẫn này, các bạn hãy click vào nút Skip tour and
finish
Tiếp theo, Dropbox sẽ hỏi các bạn xem có muốn đặt shortcut
của Dropbox trên màn hình và tùy biến nơi lưu trữ thư mục My Dropbox hay
không.
Thư mục My Dropbox là gì?
Thư mục My Dropbox là nơi
mà bạn sẽ dùng để lưu trữ các tập tin hoặc thư mục mà bạn muốn đồng bộ
hóa/chia sẻ với các thiết bị khác (PC, iMac, iPhone…) của bạn. Tất tần
tật mọi thứ trong tài khoản Dropbox của bạn sẽ có tại đây!
- Nếu
các bạn muốn đặt shortcut của Dropbox trên màn hình, các bạn hãy tick
vào ô Add a shortcut to Dropbox on my Desktop, nếu không muốn, các bạn
hãy bỏ dấu tick ở ô Add a shortcut to Dropbox on my Desktop.
- Để
tùy biến nới lưu trữ thư mục My Dropbox, các bạn hãy tick vào ô I want
to choose where to put my Dropbox folder. Tiếp theo, các bạn hãy click
vào Change… rồi sau đó lựa chọn nơi mà các bạn muốn lưu trữ thư mục My
Dropbox của mình. Sau khi lựa chọn xong nơi lưu trữ, các bạn hãy click
vào OK để xác nhận.
Click Finish để hoàn tất quá trình cài đặt.
Như
vậy là các bạn đã cài đặt thành công Dropbox vào máy tính của mình.
Công việc tiếp theo của các bạn đó chính là cài đặt Dropbox vào các
thiết bị (PC, iMac, iPhone…) mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu
và tìm hiểu các thủ thuật khi sử dụng Dropbox.
Các thủ thuật khi sử dụng Dropbox:
» Đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu trong máy tính với các thiết bị khác (PC, iMac, iPhone…) của bạn:
Công
việc này khá là đơn giản, bước đầu tiên các bạn cần phải làm đó chính
là cài đặt Dropbox cho cả hai (hoặc nhiều hơn) thiết bị mà các bạn muốn
đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu. Hãy thực hiện quá trình cài đặt Dropbox với
hướng dẫn sau :
Sau khi đã cài đặt thành công Dropbox cho cả hai
(hoặc nhiều hơn) thiết bị mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu,
công việc của bạn tiếp theo đó chính là tạo một Shared Folder.
Shared Folder là gì?
Shared
Folder là thư mục mà bạn sẽ dùng để đồng bộ hóa hay nói đúng hơn là
dùng để chia sẻ các tập tin có trong đó với các thiết bị khác của bạn.
Sẽ có 2 cách để tạo một Shared Folder:
Lưu
ý: Trong bài viết hướng dẫn tạo Shared Folder dưới đây, Chúng ta sẽ
thực hiện với mục đích là hướng dẫn cho những bạn lần đầu tiên mới sử
dụng Dropbox!
Cách 1: Tạo trực tiếp trên máy tính của bạn: (hoặc các thiết bị được Dropbox hỗ trợ khác)
Các bạn hãy mở thư mục My Dropbox trong máy tính (hoặc iMac, iPhone…) của mình
Tạo
một thư mục mới trong thư mục My Dropbox bằng cách R-Click (click chuột
phải) -> chọn New -> chọn Folder -> Đặt tên cho thư mục mà các
bạn muốn tạo
Sau khi đã tạo thành công được một thư mục mới trong
thư mục My Dropbox, các bạn hãy R-Click vào thư mục mà mình vừa mới tạo
rồi sau đó lựa chọn Dropbox -> chọn Share This Folder…
Để thực
hiện quá trình tạo Shared Folder cho thư mục đó, chúng ta thực hiện như
sau: R-Click vào thư mục Shared Folder -> chọn Dropbox -> chọn
Share This Folder…
Ngay lập tức, Dropbox sẽ chuyển các bạn đến
trang chia xẻ thư mục trên dropbox.com. Tại đây, các bạn hãy điền địa
chỉ e-mail của một (hoặc nhiều) tài khoản Dropbox khác mà các bạn muốn
đồng bộ hóa/chia xẻ dữ liệu vào ô Enter recipient email addresses here.
Nếu
các bạn muốn kèm theo lời nhắn nào đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ
lời nhắn đó vào ô Enter a message. Sau khi điền xong, các bạn hãy click
vào nút Share folder để gửi thư mời.
OK! Như vậy là thư mục mà
các bạn lựa chọn để tạo Shared Folder nay đã có thể được đưa vào sử dụng
rồi đó! (Chi tiết xem ở phía dưới phần hướng dẫn tạo Shared Folder
này!)
Cách 2:
Sẽ có 2 cách:
Cách 1:
Đăng nhập vào tài khoản Dropbox của các bạn theo đường dẫn sau: [You must be registered and logged in to see this link.]
Tại thẻ Files, các bạn hãy chọn Create folder -> Đặt tên cho thư mục mà bạn muốn tạo -> Click Create để tạo thư mục mới
Trong
hình mình họa dưới đây, All 4 You Blog sẽ tạo một thư mục mới có tên là
Shared Folder. Để làm được như vậy chúng ta sẽ thực hiện như sau: Chọn
thẻ Files -> Chọn Create a folder -> đặt tên cho thư mục mới là:
Shared Folder -> click vào Create để tạo thư mục Shared Folder
Sau
khi tạo thành công một thư mục mới, các bạn hãy tick vào ô vuông ở phía
trước thư mục vừa tạo rồi sau đó chọn thẻ More actions -> chọn Share
this folder để tạo Shared Folder cho thư mục mà bạn vừa tạo
Đăng nhập vào tài khoản Dropbox của các bạn theo đường dẫn sau: [You must be registered and logged in to see this link.]
Tại thẻ Files, các bạn hãy click vào Share a folder
Một
của số popup được hiện lên, tại đây, Dropbox sẽ yêu cầu các bạn khai
báo thông tin về một thư mục có sẵn trong tài khoản Dropbox mà bạn muốn
tạo Shared Folder hoặc tạo mới thư mục để tạo Shared Folder
- Để
tạo mới, các bạn hãy tick vào ô I’d like to creat and share a new folder
rồi sau đó điền tên thư mục mà mình muốn tạo vào khung New folder name
Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào Next để tiếp tục
Trong
hình minh họa dưới đây, All 4 You Blog chọn tạo mới thư mục và đặt tên
cho thư mục đó là Shared Folder. Để làm được việc này All 4 You Blog sẽ
tick vào ô I’d like to creat and share a new folder rồi sau đó điền
Shared Folder vào ô New folder name. Sau khi điền xong, All 4 You Blog
click vào
Next để tiếp tục
Vẫn là một cửa số popup được
hiện ra. Tại đây, các bạn hãy điền địa chỉ e-mail của một (hoặc nhiều)
tài khoản Dropbox khác mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu vào ô
Enter recipient email addresses here. Nếu các bạn muốn kèm theo lời
nhắn nào đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ lời nhắn đó vào ô Enter a
message. Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Share folder để
gửi thư mời.
Như vậy là các bạn đã tạo thành công 1 Shared Folder.
Công việc của bạn tiếp theo sẽ tương tự như Cách 1: Tạo trực tiếp trên
máy tính của bạn của phần này.
- Để tạo Shared Folder cho 1 thư
mục có sẵn trong tài khoản Dropbox của các các bạn, các bạn hãy tick vào
ô I’d like to share an existing folder rồi sau đó click Next để tiếp
tục
Tại giao diện vừa mở, các bạn hãy chọn một thư mục có sẵn để tạo
Shared Folder cho thư mục đó bằng cách: click đơn vào thư mục đấy rồi
sau đó click vào Next để tiếp tục
Một cửa số popup được hiện ra.
Tại đây, các bạn hãy điền địa chỉ e-mail của một (hoặc nhiều) tài khoản
Dropbox khác mà bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu vào ô Enter
recipient email addresses here. Nếu các bạn muốn kèm theo lời nhắn nào
đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ lời nhắn đó vào ô Enter a message.
Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Share folder để gửi thư
mời.
Như vậy là các bạn đã tạo thành công 1 Shared Folder. Công
việc của bạn tiếp theo sẽ tương tự như Cách 1: Tạo trực tiếp trên máy
tính của bạn của phần này.
OK! Như vậy là chúng ta đã giới thiệu
xong cho các bạn 2 cách để tạo một Shared Folder trong tài khoản của
Dropbox của các bạn. Sau khi Shared Folder được bên nhận lời mời xác
nhận và đồng ý, ngay lập tức Shared Folder đó sẽ được đưa vào sử dụng.
Lưu
ý: Quá trình tạo Shared Folder sẽ không bắt buộc là phải tạo trên một
thiết bị nhất định nào đó. Sau khi một Shared Folder đã được đồng bộ
hóa/chia sẻ dữ liệu, ngay lập tức các thiết bị được mời sử dụng Shared
Folder này sẽ tự động tạo một thư mục Share Folder giống y nguyên thư
mục Shared Folder gốc (kể cả các dữ liệu bên trong) vào trong thư mục
My
Dropbox của họ! Do đó các thư mục Shared Folder sẽ hoàn toàn giống nhau
trong các thiết bị mời và được mời. Tuy nhiên, sẽ có một số ưu thế cho
tài khoản Dropbox mời – tài khoản mà đã tạo ra Shared Folder!
Với định nghĩa về Shared Folder được nêu ở trên thì chắc hẳn các bạn đã biết tác dụng của nó là gì rồi đúng không!?
Hãy
đặt bất cứ thứ gì mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ vào trong thư mục
Shared Folder và mọi thứ sẽ được đồng bộ hóa với nhau trong một khoảng
thời gian nhất định nào đó (sẽ phụ thuộc kích thước của tập tin hoặc thư
mục mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ và tốc độ của mạng internet mà
các bạn đang sử dụng – Bản chất của quá trình đồng bộ hóa/chia sẻ này
được hiểu một cách dễ nhất đó chính là quá trình upload ở máy A rồi sau
đó download ở máy B!)
Một số thông tin liên quan tới Shared Folder:
- Bạn không thể tạo Shared Folder trong thư mục Public được
- Bạn không thể tạo Shared Folder con trong một thư mục Shared Folder mẹ được
-
Những người được mời sử dụng Shared Folder sẽ có toàn quyền quyết định
tới Shared Folder đó bao gồm: xóa, thêm, đổi tên… các tập tin hoặc thư
mục có trong Shared Folder đó
- Những người được mời sử dụng Shared Folder sẽ có toàn quyền được mời người khác cùng sử dụng Shared Folder đó
- Chỉ có tài khoản tạo ra Shared Folder mới có quyền trục xuất các tài khoản Dropbox đã được mời
-
Nếu có 2 tài khoản cùng một lúc thay đổi các thông tin của tập tin hoặc
thư mục trong Shared Folder, Dropbox sẽ lưu lại cả 2 sự thay đổi đó với
2 tập tin hoặc thực mục riêng biệt.
Bạn có thắc mắc? Khó hiểu? Không làm được?
Hãy để lại comment dưới bài viết này để mình có thể giúp được bạn